Обычно я добавляю расходы, которые будут выставляться клиентам по себестоимости непосредственно к их дебиторской задолженности.
Пример:
Текущие активы \ AR \ Customer01 \ 2017-09-11 Амстердамская встреча \
Будет содержать все расходы на эту поездку. Когда счет возвращается клиенту, он помечается на той же учетной записи AR.