Причина, вероятно, будет конкретной для каждого пользователя. Вы захотите проверить их журналы событий и посмотреть, регистрирует ли Office файлы, которые используются. Также попробуйте открыть файл другой программой, чтобы убедиться, что он действительно открыт.
Я не решаюсь порекомендовать файл-разблокировщик, так как он только излечивает симптомы, а не проблему. В любом случае, есть сотни разблокировщиков файлов. Я использую Process Explorer.
Есть слишком много причин и факторов, чтобы перейти. Файлы могут быть законно использованы другим пользователем. По другому процессу. Вам нужно быть более конкретным или предоставить реальное сообщение об ошибке.