Поддержка программного обеспечения для (правления) встреч

410
Tim Pietzcker

Я работаю в университетском медицинском центре, и, помимо всего прочего, я несу ответственность за организацию наших заседаний исполнительного / консультативного совета. Хотя подготовка и проведение реальных совещаний довольно интересны, есть много скучной, повторяющейся и подверженной ошибкам канцелярской работы, для которой я хотел бы получить некоторую ИТ-поддержку. Я некоторое время гуглил и смотрел вокруг, но не нашел ничего подходящего.

Я ищу базу данных, где я храню и документирую эти встречи. По каждому пункту повестки дня я хотел бы документировать

  • стандартная информация, такая как автор, дата, ссылки, название и т. д.
  • описание предмета, по которому будет принято решение
  • текст предложения будет решен
  • любые вложения / вложения, относящиеся к элементу (как файлы PDF или MS Office, и было бы здорово, если бы их можно было искать)
  • лицо (лица), ответственное за выполнение того, что решено
  • лицо (лица), которое должно быть проинформировано о решении
  • любое дополнительное обсуждение, которое должно быть задокументировано для протокола
  • любые изменения в движении, как было решено во время сессии

Было бы неплохо, если бы система могла принимать новые пункты повестки дня из других источников, кроме меня (например, через веб-интерфейс в нашей интрасети). И, конечно же, мне бы хотелось хранить адреса всех участников, информировать их о решениях, которые имеют к ним отношение, и автоматически генерировать приглашения, повестку дня и протоколы собрания на основе информации, хранящейся в базе данных.

Я ожидал, что эти задачи настолько распространены во многих организациях, что для этого должно быть какое-то стандартное стандартное программное обеспечение, но я, похоже, искал не в тех местах.

Я благодарен за любые советы, кроме создания моей собственной базы данных в MS Access :)

РЕДАКТИРОВАТЬ: дополнительное требование заключается в том, что это программное обеспечение может быть установлено локально внутри нашей интрасети. Размещенное на веб-сайте решение, скорее всего, будет невозможно.

6

4 ответа на вопрос

4
Matt

Это довольно большая установка, но вы рассматривали сайт sharepoint? Они могут быть настроены так, чтобы включать общий доступ к документам, рабочие процессы, напоминания по электронной почте, расписания и т. Д. Затем вы можете настроить страницы в своего рода стиле вики сообщества или ограничить его только определенными людьми. Кроме того, в зависимости от того, как вы обрабатываете свою электронную почту / документы (сервер обмена / офис Microsoft), возможна небольшая интеграция. Похоже, это может быть именно то, что вам нужно.

Microsoft Sharepoint

+1 Есть готовые шаблоны сайтов специально для встреч. shufler 15 лет назад 0
Спасибо! Я думаю, что у нас уже есть Sharepoint в нашем ИТ-центре. Посмотрим на это. Tim Pietzcker 15 лет назад 0
Жаль, что я не могу принять два ответа. Или дважды проголосуй :) Tim Pietzcker 15 лет назад 0
2
Chris

Вы имеете в виду что-то вроде MeetingSense ?

Это выглядит интересно. Похоже, что это может не работать для нас, так как все данные хранятся на сервере MeetingSense. Поскольку существуют очень деликатные темы и данные, руководство, вероятно, не одобрит такое решение. Я проверю это более подробно, хотя - спасибо пока! Tim Pietzcker 15 лет назад 0
1
Richard Hoskins

Вы рассматривали вики ?

В Википедии есть сравнение программного обеспечения вики.

1
harrymc

Вы могли бы взглянуть на NovusAGENDA .
Это веб-решение, но оно предназначено для установки на вашем собственном сервере.

NovusAGENDA - это электронное решение, которое поможет вам создавать, утверждать и отслеживать элементы для предстоящих и прошедших заседаний Совета. Весь процесс создает автоматизированное решение безбумажной повестки дня. Добавление пункта повестки дня, такого как утверждение нового проекта, теперь можно контролировать с помощью хорошо организованного систематического решения.

Это выглядит очень многообещающе. Спасибо! Я связался с ними для получения дополнительной информации. Tim Pietzcker 15 лет назад 0

Похожие вопросы