Поскольку вы используете Windows, Outlook / Exchange будет очевидным (дорогим) ответом.
Google Apps будет более дешевой альтернативой.
Вы также можете взглянуть на Zoho Calendar - есть даже плагин для Outlook.
Все три позволят синхронизироваться с мобильным, но будут некоторые настройки