Несколько документов из одного источника: 1 возобновить источник, который может генерировать три или более версий

Э-э ... оба из них звучат гораздо больше хлопот, чем простое слияние почты? Поместите текст, который является таким же, в основной документ, поместите текст, который отличается в источнике данных (электронная таблица Excel, вероятно, выполнит эту работу), используйте поля MERGE и операторы IF (Mailings / Rules / IF..THEN .. ELSE ..), чтобы контролировать вставку переменного текста, а затем генерировать любой документ, который вы хотите, с помощью опции «Почтовые рассылки / Завершение-слияние / Редактирование отдельных документов».

Хотя в Word это не так просто, как в Adobe FrameMaker (с функциональностью условного текста), это можно сделать. Вот 2 подхода, которые я использовал (или частично использовал) в прошлом. Там могут быть другие.

В обоих случаях, я думаю, вы захотите сохранить свой базовый документ в виде шаблона Word (с поддержкой макросов), который затем вы будете использовать для генерации трех окончательных версий.

A. Стили символов для конкретной версии

1. Составьте карту контента, который отличается в разных версиях, и перекрывает эти различия, а затем создайте 6 новых стилей символов, или столько, сколько вы определили, что вам нужно, чтобы покрыть различия и перекрытия. Для каждого из них установите для поля Стиль на основе (базовые свойства) и введите описательное имя. Например, вы могли бы назвать стили Version 1 Только, версия 2 Только, версия 3 Только, версий 1 и 2, Версии 1 и 3, и Версии 2 и 3 (или, если версии связаны форматы файлов для вывода, PDF только, RTF только, так далее.). Вам не нужно определять какие-либо другие свойства стилей.
2. Используйте эти стили, чтобы пометить контент, относящийся к одной или нескольким версиям. Контент, который используется во всех трех версиях, не будет помечен каким-либо из этих стилей.
3. Запишите 3 макроса. В первой, названной версии 1 (например), вы изменяете Version 2 Только, версия 3 Только, и Версии 2 и 3 стилей, включение шрифта Hidden собственности. В версии 2 макроса, вы делаете то же самое для версии 1 Только, Version 3 Только и Версии 1 и 3 стилей. А в версии 3 макроса, вы делаете это для версии 1 Только, Version 2 Только и версий 1 и 2, Я предполагаю, что каждый макрос может также включать шаги, которые фактически сохраняют вывод в требуемом формате файла (PDF, RTF и т. Д.) Для вас, но я никогда не пытался это сделать.

Излишне говорить, что такой подход был бы немного болезненным (хотя, если вы не знакомы с элементами управления, используемыми в методе B, это, вероятно, лучший выбор). Кроме того, поскольку Word допускает применение только одного именованного стиля символа за один раз к данному фрагменту текста, если к тексту, который будет скрыт в некоторых версиях, необходимо применить другие стили символов, вы потеряете эти стили при применять различные стили, зависящие от версии.

B. Элементы управления галереей Building Block

Особенно, если различия находятся на уровне целых предложений, абзацев или разделов или если в изменяющемся тексте необходимо применять другие стили символов, можно сохранить варианты блоков текста в виде групп быстрых частей. Затем можно вставить элемент управления содержимым галереи Building Block (доступный на вкладке « Разработчик ») в каждое место, где необходимо изменить текст, и назначить соответствующую группу (галерею / категорию) вариантов этому элементу управления.

Затем вы можете просто выбрать соответствующий вариант для каждого блока текста в раскрывающемся меню. Недавно я использовал этот подход в шаблоне, который используется для различных типов документов, каждый из которых требует немного другого текста об авторских правах.

Предположительно, вы также можете записать макрос или написать код, который автоматически выберет все текстовые варианты «Версия 1», «Версия 2» или «Версия 3» во всем документе, и сохранить результаты в нужном формате файла; но я никогда не пытался это сделать.