Утопление в документах - порекомендуйте решения для управления документооборотом?

761
Martin Day

В последнее время я изучаю управление документами.

Я хочу организовать свои документы дома, а также в офисе. Найти доступные решения, на самом деле проверить тест-драйв, довольно сложно. Некоторые из тех, что я скачал, просто не работают (тестирование на новом компьютере с Vista). Я видел некоторые программы на Amazon, такие как Paperport, но не совсем уверен, что они из себя представляют.

Для дома я бы хотел что-то организовать файлы, полнотекстовый поиск, хорошая интеграция со сканером, хороший интерфейс и т. Д.

Но для офиса это кажется сложнее. Мне нужно что-то, что делает правильный рабочий процесс и сохраняет версии. У него будет контрольный журнал. Документы могут быть утверждены, проверены на вход / выход и т. Д. Я знаю несколько клиентов, которые хотели бы что-то подобное. Было бы здорово просто импортировать тысячи документов с общего диска и индексировать их с уничтоженными обманщиками. Я хотел бы быть предельно ясным о том, как / где хранятся документы, чтобы обеспечить простоту обслуживания и резервного копирования.

Мои поиски в Google / Twitter ведут к тем же утомленным и расплывчатым веб-страницам, которые выдвигают то, что похоже на дорогие и сделанные на заказ решения. Некоторые из них могут быть очень хорошими, я полагаю, это чертовски сложно сказать.

Я не возражаю против размещенного пакета, но в целом я не думаю, что что-то вроде Google Docs, так же хорошо, как сейчас, будет работать. Слишком много причуд и отсутствующих функций (по сравнению с Office). Очень важно иметь возможность работать напрямую с общими форматами файлов Office.

Я заметил похожий вопрос, заданный здесь еще в августе, но, похоже, не оказалось слишком много решений, которые я мог бы легко и быстро применить. Также с тех пор могли произойти некоторые изменения, поэтому я чувствую, что стоит спросить.

5
Под «документами» вы подразумеваете бумажную распечатку или электронные файлы данных? Dour High Arch 14 лет назад 0
Думаю, что и то, и другое, но основное использование как для дома, так и для офиса - это приручить электронные документы, в основном генерируемые Office. После этого было бы заманчиво начать сканирование существующих документов в систему. Martin Day 14 лет назад 0
Я бы посоветовал Evernote, пока не прочитаю контрольный журнал и не проверил требование проверки / подтверждения. Возможно, для вашего домашнего компьютера вы можете попробовать Evernote? Sathya 14 лет назад 1
Спасибо, Сатья, это неплохая идея. Может работать для домашнего пользователя, может проверить. Офисное решение все еще кажется далеко. Martin Day 14 лет назад 0
+1 за комментарий Сатья. Я бы сделал именно то, что они сделали, если бы не избили меня до этого! ianfuture 14 лет назад 0

3 ответа на вопрос

2
Botond Balázs

Я нашел DocTagger отличное решение. Вы можете пометить свои документы Office ключевыми словами - таким образом вам не нужно поддерживать сложную иерархию папок для организации ваших файлов, и вы можете легко найти то, что вы хотите. О, и я упоминал, что это бесплатно ? :)

0
John Pirie

Google Desktop абсолютно потрясающий.

0
Michelle

В настоящее время мой работодатель использует инструменты управления документами от Ventyx и OpenText .

Я согласен, веб-страницы расплывчаты, а решения дороги. Что бы вы ни покупали, планируйте много времени и усилий для создания полных индексов документов и обучения пользователей. Хорошая система управления документами может сделать вашу организацию невероятно эффективной, но только если вы настроите ее правильно.

Похожие вопросы