Как вы упомянули, XPS кажется мертвым. Отчасти его недостаток может заключаться в том, что вам нужно либо установить в браузере по умолчанию Internet Explorer (по крайней мере, в Windows XP), либо открыть файл XPS вручную в IE (вместо двойного щелчка по нему, чтобы открыть).
Я не уверен насчет Vista и 7, но XPS раздражает в XP, если ваш веб-браузер по умолчанию настроен на что-то отличное от Internet Explorer. Откроется программа просмотра XPS, но, очевидно, она использует ваш веб-браузер для визуализации. На компьютере, сконфигурированном с Firefox или Opera по умолчанию, он просто заставляет браузер по умолчанию предложить вам открыть или сохранить файл. Если вы нажмете «Открыть», он снова попытается открыть его в средстве просмотра XPS, а затем браузер по умолчанию предложит вам открыть или сохранить файл (снова).
Давным-давно я также начал сохранять файлы в формате MDI (Microsoft Document Imaging). Это был довольно удобный формат для сканирования документов еще до того, как появилось так много бесплатных утилит, которые позволяли сканировать напрямую в PDF. Я думаю, что я все еще могу открыть их, если я установлю компонент сканирования документов MS Office, но MDI, похоже, был заменен XPS. Если вы хотите открывать свои файлы в будущем или хотите, чтобы другие люди могли открывать их, лучше всего использовать PDF.
Я использовал большинство распространенных доступных принтеров PDF, но пока что лучшим из них для Windows является PDFill PDF Tools Free . Прилагаемый принтер PDF позволяет вам настроить каталог по умолчанию (а также другие параметры по умолчанию). Я использую его вместе с DirectFolders, чтобы быстро найти соответствующий каталог для сохранения файла PDF.
Microsoft также имеет плагин для Office 2007, который добавляет пункт меню для сохранения (или «публикации») в PDF и XPS. Вероятно, это наиболее удобный способ сохранения файлов Office в формате PDF, но файлы PDF, сгенерированные Microsoft, всегда в несколько раз больше, чем созданные принтерами PDF. Я предполагаю, что это потому, что они включают некоторые дополнительные метаданные или они правильно обрабатывают ссылки на документы, встроенные в файлы.