Категории для любого документа для любой базы данных. Вам просто нужно создать представление, которое использует поле категории.
Поскольку вы используете общий почтовый ящик, вы можете добавить поле категории к дизайну папки «Входящие» (в виде столбца). Новые папки будут автоматически наследовать дизайн папки «Входящие», тем самым имея настраиваемое поле категории. Существует также агент, который обновляет все папки в соответствии с папкой «Входящие», который копирует новую категорию в существующие папки.