Свяжитесь с системными администраторами и добровольцем, чтобы протестировать Notes 8.5.1 и (что крайне важно) почтовый шаблон, который идет с ним. 8.5.1 позволяет отображать ваш календарь Google вместе с вашим Notes, 8.5.2 фактически будет засасывать следующие x дней вашего календаря Google в ваш Notes. Не уверенный, толкает ли это другой путь, хотя, я никогда не проверял это.
Затем вы можете использовать свой календарь Google в качестве основного, но насколько хорошо это работает, зависит от того, насколько ваши коллеги используют приглашения на собрания и так далее.