Я занимаюсь контролем документов в своей машиностроительной компании и нуждаюсь в лучшем методе для отслеживания представленных чертежей и деловых документов.
Прямо сейчас я просто использую лист Excel с около 20 столбцами и записываю связанный с каждым файлом проект, поставщика, клиента, название чертежа (иногда отличающееся от имени файла), ревизию и т. Д. Это стало очень монотонным, когда я отправляю до 50 чертежей. за один раз - я уже набрал вручную около 1000 строк в моей электронной таблице за последние 6 месяцев.
Все это работает, и у меня до сих пор нет встроенных файловых гиперссылок или генерации отчетов, которые сейчас являются огромными проблемами. Не говоря уже о том, что возможности поиска в Excel сопоставимы с ручным сканированием столбца для искомой строки.
Я поиграл с несколькими вариантами управления документами с открытым исходным кодом, каталогизацией файлов, MS Access с формами и отчетами ... Все требует больше времени, чем просто ввод данных вручную, и Excel кажется лучшим вариантом для копирования / вставки полей чем что-то вроде редактирования метаданных файла для каждого PDF в отдельности.
Есть ли выход из этого беспорядка?
В остальном - полная система управления документами, например, FileHold или Alfresco . Существуют продукты для отслеживания версий, такие как TortoiseSVN и GIT . ПО для отслеживания версий является бесплатным и может быть объединено с интеллектуальной структурой папок, чтобы предоставить вам большую часть того, что вы, похоже, ищете.
Надеюсь это поможет