Почему бы просто не использовать Gmail? Его поисковые возможности, ну, в общем, это Google, и он основан на сети, так что несколько человек могут использовать его одновременно из разных мест.
Если вы платите за Службы Google, вы можете подписаться на архивирование Postini, если вас беспокоит, что люди будут удалять (случайно или преднамеренно) некоторую корреспонденцию.
Сообщения могут быть помечены именами сотрудников, чтобы определить, какие люди должны искать определенные сообщения для последующего наблюдения и т. Д.
Или они могут захотеть / должны перейти к какой-то организованной CRM-системе, такой как Salesforce или SugarCRM, чтобы хранить информацию об участниках, истории контактов, проблемах и решениях и т. Д.