У меня нет установленного на моем компьютере клиента Notes, но я много лет был разработчиком Notes. Как конечный пользователь, нет способа автоматически скрыть копии, но вы можете использовать простые агенты для отправки новых записей в папку «Отправленные» по расписанию (т.е. один раз в день).
Вот довольно конкретные инструкции из справки Notes, которые должны работать в Notes версии 5-7.x; если вам 8, это совсем другое дело, и у меня нет никакого опыта с этим. Все, что выделено курсивом, - это мои заметки, которые относятся к вашей ситуации.
Чтобы создать агента, сначала необходимо открыть базу данных и выбрать «Создать» - «Агент». Notes отображает окно свойств агента и открывает панель программиста.
В окне Свойства агента:
- Нажмите вкладку Основы.
- Введите имя для агента в поле Имя.
- (Необязательно) Введите комментарий в поле «Комментарий». Комментарии появляются в списке агентов.
- Выберите Shared, если этот агент будет использоваться другими пользователями. Выберите Личный, если вы хотите, чтобы агент был агентом, который может запускать только вы. Вы хотите выбрать Private.
ПРОПУСТИТЕ ЭТОТ ШАГ - он вам не нужен для того, чем вы хотите заниматься. Если агент будет искать текст в документах, вы можете указать следующие параметры в разделе «Параметры»:
- Установите флажок «Поиск магазина в меню панели поиска», чтобы отобразить поисковый запрос на панели поиска.
- Установите флажок «Хранить подсветку в документе», чтобы результаты поиска выделялись в найденных документах.
Для запуска агентов, которые не отображаются в пользовательском интерфейсе, выберите «Запускать в фоновом потоке клиента». Вы хотите сделать это.
В разделе «Время выполнения» окна свойств выберите один из следующих триггеров для агента. Различные параметры появляются в зависимости от выбранного триггера. Выбрать по расписанию
- Выберите «On event», затем выберите событие, которое запускает агента.
- Выберите «По расписанию», а затем запланируйте время срабатывания агента.
Перейдите на вкладку «Безопасность» в окне «Свойства агента», чтобы настроить безопасность для агента. Пропустить это; просто оставьте настройки безопасности по умолчанию на месте.
- Закройте окно свойств агента после того, как вы заполните необходимые поля.
На панели программиста:
Нажмите кнопку «Добавить действие», чтобы открыть диалоговое окно «Добавить действие» и указать простые действия, которые должен выполнить агент. (Выберите действия в том порядке, в котором вы хотите их выполнять.) - выберите «Отправить документ».
Если вы хотите, чтобы агент осуществлял поиск документа, выберите вкладку «Объекты», а затем «Выбор документа». Нажмите кнопку «Добавить условие», чтобы открыть диалоговое окно «Добавить условие» и настроить условия поиска. - Выберите «В папке», затем выберите папку «Отправленные» и нажмите «ОК»; затем снова нажмите «Добавить условие» и выберите «По дате» -> «Дата создания» -> «За последние 1 день».
Выберите Файл - Сохранить, чтобы сохранить агента в базе данных.