IRM - это функция в Outlook (с 2007 года), которая поддерживает описанные вами функции. Он опирается на доступ к серверу службы управления правами, обычно к машине с Windows Server (службы управления правами существуют с Windows Server 2003).
В Outlook 2010 IRM работает через сервер Exchange, хотя любой почтовый клиент, поддерживающий RMS, должен иметь возможность получать почту, если у него есть доступ по локальной сети / глобальной сети / Интернет к серверу RMS, который управляет правами.
Вот краткий обзор того, как именно это работает. Примеры основаны на Outlook 2007, но принцип будет таким же в 2010 году.