Основываясь на ваших комментариях, вам нужно перейти к IMAP или аналогичной системе почтовых ящиков, а не к системе POP3.
IMAP будет иметь общий почтовый ящик «в сети», к которому ваши пользователи могут получить доступ, когда при отправке сообщения сохраненные сообщения будут доступны всем пользователям, а не только отправляющему пользователю.