Вы должны войти в профиль Outlook, который имеет общий почтовый ящик в качестве основной учетной записи, чтобы иметь возможность устанавливать для него автоматические / серверные правила.
Вы можете (должны) устанавливать только серверные правила для этого почтового ящика (через этот профиль), чтобы он сработал, даже если никто не вошел в этот профиль (или Outlook).
Найдено приличный набор (пример) инструкция для вас здесь, что очертания Настройки автоответчика для общего почтового ящика. Вот в слегка отредактированной форме:
Вы можете создавать автоматические ответы по электронной почте в Microsoft Outlook 2007, которые исходят из не личной учетной записи электронной почты. Чтобы автоматически отвечать на сообщения, настройте общий почтовый ящик; и использовать правила в Outlook 2007, чтобы почтовый сервер автоматически отвечал на сообщения.
Настройка второго профиля Outlook
Чтобы настроить автоответ Outlook из общего почтового ящика, необходимо создать второй профиль Outlook, который подключается только к общему почтовому ящику:
Откройте меню «Пуск», выберите «Панель управления» и дважды щелкните «Почта». Откроется окно «Настройка почты».
Нажмите «Показать профили», выберите «Запрашивать» для использования профиля, нажмите «Добавить» и введите имя своего нового профиля. Нажмите ОК.
Проверьте ручную настройку параметров сервера… и нажмите Далее.
Выберите Microsoft Exchange, нажмите «Далее» и введите имя сервера Microsoft Exchange.
В поле Имя пользователя введите имя общего почтового ящика.
Нажмите Далее, чтобы завершить работу мастера.
Чтобы отправить ответ с индивидуальной темой и сообщением на каждое сообщение:
Запустите Outlook и выберите профиль, который вы создали выше.
Выберите «Входящие» и нажмите «Инструменты»> «Правила и оповещения».
Нажмите Новое правило и нажмите Проверить сообщения по прибытии.
Дважды нажмите Далее (ничего не делайте в поле «Какие условия вы хотите проверить?».)
Выберите, чтобы сервер отвечал, используя определенное сообщение, и щелкните ... конкретное сообщение. Появится пустое письмо.
В полях Тема и Сообщение введите сообщение, которое вы хотите отправить. Оставьте поля To, CC и BCC (если отображаются) пустыми
Нажмите «Сохранить и закрыть», чтобы закрыть окно сообщения, и нажмите «Далее».
Выберите подходящий вариант исключения (если есть) и нажмите «Далее».
Назовите правило (не устанавливайте флажок «Запустить это правило…») и установите флажок «Включить это правило».
Нажмите Готово.
Теперь вы можете закрыть Outlook и перезапустить его, используя свой профиль.
Для любого сообщения, которое вы получаете в общем почтовом ящике, сервер отправит автоматический ответ отправителю, независимо от того, запущена ли Outlook на вашем компьютере.
Надеюсь, это поможет.