В Outlook 2007 по умолчанию должно выполняться сжатие изображений, но вы можете улучшить это, сохранив снимок экрана в виде файла и вставив его («Вставить> Изображение»), а не просто вставив его в электронное письмо.
Если изображение является фотографией, попробуйте сохранить его в формате JPEG с достойным сжатием (скажем, с настройкой качества 60%) и вставить его. На тестовом изображении размер файла уменьшился до 100К с 900К для вставленного изображения. Для графики или текста попробуйте сохранить в виде PNG-файла в 256 цветов.
Бесплатная версия FastStone Capture позволит вам делать снимки экрана и сохранять их в файл.