То, что вы сделали и используете, обычно называется режимом рабочей группы, где каждому клиенту необходимо пройти аутентификацию с использованием имени пользователя и пароля (что обычно делается путем добавления каждой учетной записи пользователя на каждый сервер / NAS).
Альтернативой будет режим домена, для которого требуется и контроллер домена Active Directory. Это может быть любой сервер Windows, работающий под управлением Windows Server 2000, 2003, 2008, 2008R2, 2012, 2012R2 или 2016 (применяются расходы на лицензирование); или сервер Unix / Linux под управлением Samba 4.0 и новее (лицензии, как правило, бесплатные).