Я бы создал 2 драйвера для принтера, один из которых настроен на цвет, а другой на моно. Затем сделайте моно-принтер доступным для всех, а цветной принтер - только для администраторов. Принтер должен быть настроен в разделе «Параметры печати по умолчанию» (Свойства принтера> вкладка «Дополнительно»), чтобы настройки были по умолчанию. Установка их в разделе «Параметры печати» (на вкладке «Общие») не поможет. После настройки параметров печати по умолчанию, проверьте в настройках печати и отрегулируйте там, где это необходимо.
Убедитесь, что вы установили разрешения, чтобы люди не могли изменять настройки принтера (на вкладке «Безопасность»).
Другой возможностью является использование программного обеспечения управления печатью. Тем не менее, стоимость этих может быть больше, чем какой-либо дополнительный цветной тонер. В этом отношении, если многим людям нужно печатать цвета, ваши администраторы могут быть сбиты с ног.