Excel Workbook - запрос на право владения для редактора

378
SherlockSpreadsheets

У меня есть файл рабочей книги, который используется одной командой с несколькими людьми; но вскоре это будут разрозненные команды (2 команды; 8 человек), получающие доступ к файлу в нашей корпоративной папке ... Это может вырасти до большего количества команд и людей. Существует проблема, связанная с тем, что две команды используют одну и ту же рабочую книгу, что будет «сохранение конфликтов», что затруднит синхронизацию рабочих потоков между изолированными командами . В большинстве случаев пользователи просто открывают его, обновляют подключение к данным и читают данные в файле. Но иногда пользователь может захотеть сохранить книгу после обновления утром, или, возможно, он хочет сохранить еще одно небольшое изменение. они сделали.

Мой вопрос:

Предполагая USER1, что рабочая книга открыта, существует ли простой способ, который USER2может предложить USER1закрыть рабочую книгу и предоставить USER2пользователю, редактирующему доступ. Помнить USER1-Team1и USER2-Team2использовать одни и те же данные, но не знать друг друга или иметь тесные рабочие отношения; Поэтому телефонный звонок или электронная почта не удобны для их рабочих процессов.

Немного предыстории:

Рабочая книга содержит модель данных PowerPivot из источника данных SQL Server. Когда пользователи обновляют рабочую книгу, они обновляют модель данных и отчеты сводной таблицы, связанные с ней.

РЕДАКТИРОВАТЬ: версия для книги Excel 2013 с Power Pivot


Решения, которые я рассмотрел ...

  • 1) МАСТЕР-ФАЙЛ с ДЕТЯМИ - это метод «Извлеките обновленную рабочую копию с полки», в котором есть мастер-файл (« MasterFileReportsHere.xlsx» в myNetwork\Path\Locationобщем сетевом ресурсе), и 1 опытный пользователь будет общаться, когда обновления будут готовы. в Мастер и должен быть загружен в отдельные рабочие книги команд для использования разрозненными командами (« Group1 Reports Here.xlsx», « Group2 Reports Here.xlsx» в myNetwork\WhoKnows\WhereTheyPutItили local C:или ThumbDrive).

Что вы думаете об этой стратегии? Я думаю, что это создает риск того, что пользователи не будут загружать свои файлы, когда они должны, и тогда у вас будут разные версии, а не 1 настоящий мастер. Кроме того, вы не можете точно сказать, куда они могли переместить файлы CHILD (или, по крайней мере, я не знаю об этом).

  • 2) Используемый файл> Уведомить - я показал им, что когда USER1файл открыт, USER2можно выбрать параметр «Использовать файл> Уведомить», который запрашивает, когда файл открывается для редактирования.

Недостаток этой функции if заключается в том, что она просто сообщает, USER2когда USER1закрыл файл, а затем предлагает USER2открыть файл в режиме редактирования. Пользователь USER1 может закрыть его через несколько минут или несколько часов после того, как пользователь USER2 захочет его отредактировать, что не совсем то, что им нужно.

  • 3) EXCEL: ОБЗОР> Совместное использование рабочей книги - я кратко рассмотрел функцию общего доступа к рабочей книге, но в рабочей книге есть таблицы, и эта функция не будет поддерживать рабочие книги с таблицами (я мог бы исследовать удаление таблиц)

    • Я никогда не использовал это раньше, но, похоже, у него есть такие опции, как " Allow changes by more than one user at the same time". Если этот параметр включен, кажется, что вы можете настроить эти параметры -> ОБНОВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ как When the file is savedили Automatically (x Minutes): USER1-SaveMyFile and USER2-SeeTheirChangesили Automatically (x Minutes): USER2-SeeTheirChanges// КОНФЛИКТИРОВАНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ МЕЖДУ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ как Ask me which changes winили The changes being saved win.

Кто-нибудь использовал это раньше? Будут ли они рекомендовать это? Должен ли я рассмотреть поиск таблиц в их файле для последующего их удаления (возможно, это не вариант).

0
РЕДАКТИРОВАТЬ: версия для книги Excel 2013 с Power Pivot SherlockSpreadsheets 5 лет назад 0
** ОБНОВЛЕНИЕ: ** Когда я гуглю "общий доступ к рабочей книге", `одним из первых результатов является статья Документов Microsft '' Что случилось с общими рабочими книгами? ''`, В которой рассказывается о функции "соавторства". Похоже, что для «совместного редактирования» требуются Office 365 и OneDrive («Office 365 Excel для Office 365 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Подробнее ...») - это интересно, но не применимо. SherlockSpreadsheets 5 лет назад 0
Не совсем технический ответ, но не дает ли вопрос людям, которым необходимо использовать этот рабочий лист, контактную информацию других? Это звучит как самый простой способ, плюс ваша команда может построить отношения. BruceWayne 5 лет назад 1
@BruceWayne Я бы не сказал, что нельзя говорить, что они делятся своей контактной информацией. Но они все занятые люди, и я думаю, что им, вероятно, досадно связываться с кем-то, чтобы они могли использовать файл (особенно Team1, который использовал этот файл некоторое время, и теперь Team2 внезапно появился в их файле). SherlockSpreadsheets 5 лет назад 0

1 ответ на вопрос

1
angelofdev

Это может быть сделано с помощью VBA и Shell для отправки Сообщи пользователям, хотя сетевые разрешения вашей работы могли бы предотвратить это.

Msg Синтаксис

msg {<UserName> | <SessionName> | <SessionID>| @<FileName> | *}  [/server:<ServerName>] [/time:<Seconds>] [/v] [/w] [<Message>] 

Взгляните на ответ Пола Бика за использование Msg и VBA для отправки сообщения пользователям . Интегрировано с решением Стивена для поиска пользователя, у которого открыта книга .

Я не смог протестировать его успешно, так как сеть на моем рабочем месте крепко держится за тиски. Однако я надеюсь, что этот ответ может, по крайней мере, указать вам верное направление.

Я уклоняюсь от преобразования в макрокоманду (.XLSM), потому что предпочел бы избежать дальнейшего обслуживания и развития. Но спасибо, что сообщили мне о опции обмена сообщениями VBA - я буду помнить об этом. SherlockSpreadsheets 5 лет назад 0

Похожие вопросы