Если вы используете Outlook, пользователи должны быть видны в GAL для предоставления разрешений, даже если вы вводите имя или адрес электронной почты человека, которому вы хотите предоставить разрешения.
Хотя со стороны сервера разрешения могут быть предоставлены с использованием PFDAVADMIN. Это графический интерфейс, который позволяет вам изменять или устанавливать разрешения для почтовых ящиков или общих папок.
Подробности здесь: http://www.msdigest.net/2008/07/pfdavadmin-and-exchange-2007/