Вы делаете основную ошибку, если храните общую информацию, которая может быть изменена несколькими пользователями в почтовых ящиках. Информация, которая передается и изменяется несколькими пользователями, должна представлять собой один файл-сервер, NAS или худший случай в документах Google.
Если файлы читают только студенты, но только один человек их изменяет, рассмотрите возможность сохранения самой последней версии на веб-странице.
(Книги / буклеты / раздаточные материалы, представленные на уроке / презентации студентов / советы по экзамену, похоже, относятся к этой категории).
Если вам нужен контроль версий, посмотрите на SVN, CSV и т. Д. И т. Д. Это требует минимальных усилий для настройки основных команд, которые просты в обучении. (Игнорировать сложные вещи, такие как ветки, повторные теги и т. Д. Просто используйте основы).
Было сказано, что; Вы можете написать специальное программное обеспечение, которое делает все это. Но почему?
Использование готовых доступных инструментов, которые хорошо работают, которые были тщательно протестированы и которые получают обновления, требует меньше усилий для настройки и, вероятно, будет более безопасным. И это может уже присутствовать и поддерживаться школьной инфраструктурой.