Да, вы можете сделать это, но, как вы правильно поняли, вам нужно будет использовать VBA. Вы можете использовать пользовательские свойства документа в качестве заполнителей, а затем использовать некоторый код VBA для синтаксического анализа кода поля и установки для этих свойств того, что вы хотите, используя метод SetProperty.
Тогда вам решать, будет ли VBA запущен при открытии файла, или вы добавите пункт меню для этого.
Прочтите эту статью для получения более подробной информации о получении и настройке свойств документа.