Если вы встраиваете файл, два варианта его визуального представления в документе - это значок (кстати, вы можете его обрезать и изменить размер, если размер вас беспокоит) и первая страница встроенного файла.
Если вы хотите что-то похожее на гиперссылку, сохраните раздаточный материал о собрании или его копию в общедоступном месте, к которому имеют доступ все, кому нужен документ; Затем вы можете вставить настоящую гиперссылку, как вы делали раньше.