Вы можете создать надстройку, содержащую необходимую командную панель, которая будет загружаться вместе с Word независимо от того, какой файл открывается. В сети не так много руководств, объясняющих это специально для Word, но этот процесс очень похож на другие программы Office, которые чаще всего модифицируются таким образом, такие как Excel.
Учебник по созданию надстройки Word находится здесь, и на этой странице показан модуль, который добавит панель команд в надстройку Word. Есть много других ресурсов Excel и объектная модель панели команд, точно или почти идентичная между Excel и Word, поэтому вы сможете использовать их, если застряли.