Вы упомянули Word Document и FileZilla, поэтому я предполагаю, что вы используете Windows, и у вас нет Active Directory.
На самом деле это очень просто: выберите один компьютер для хранения ваших файлов (ваш центральный сервер), создайте общую папку с именем Shared, а затем в ней две подпапки, например Team1 и Team2. Внутри тех, кого вы создаете Agent1, Agent2 и так далее ...
Примените для каждого пользователя разрешения на каждый из них, и все готово. Каждый новый файл и папка будут наследовать разрешения от своей родительской папки.
РЕДАКТИРОВАТЬ
Учитывая ваши комментарии, я думаю, вы не очень хорошо знакомы с понятиями обмена файлами, так что попытайтесь взглянуть на этого парня, объясняя это: Введение в общий доступ к файлам и Общий доступ и разрешения . Второй - для Windows-сервера, но те же концепции применимы к Windows 7 и Windows 8.
Вы также можете найти множество практических рекомендаций на сайте Windows и в Technet .
Superuser действительно не место для полного руководства по решениям, поэтому изучите этот материал, это будет самое простое решение для конечных пользователей, и в конечном итоге это все, что имеет значение для бизнес-пользователей. Если вы чувствуете, что это не для вас - наймите кого-нибудь, чтобы сделать это, поверьте мне, вы не хотите возиться и в конечном итоге ваш худший кошмар два года спустя.
Ох, и BACKUP вы поделились папкой!