Я думаю, что это зависит от того, сколько лент у вас есть, как часто выполняется резервное копирование и сколько лент используется за одну итерацию резервного копирования. В идеале вам нужно всегда иметь три итерации (текущую, недавнюю и отказоустойчивую), поскольку это даст вам лучший шанс получить действительную резервную копию.
Если для простоты вы используете 1 ленту резервных копий на еженедельную резервную копию и сделали 10 резервных копий (AJ), вы захотите заказать обратно ABCDEFG и оставить HIJ на внешнем хранилище. Это уменьшит количество раз, когда вам нужно заказывать обратно с удаленного сайта (и, скорее всего, снизит стоимость заказа назад). Как только вы снова используете AG, вы заказываете обратно HD и промываете и повторяете
Я думаю, что таблица Excel будет лучшим сценарием для этого простого примера. К сожалению, жизнь обычно не так проста. Вам определенно необходимо соглашение о присвоении имен (для внутренних целей), для которого предназначена лента, и список дат, для которых выполняется резервное копирование. Если вы делаете полное резервное копирование на каждой итерации, это будет хорошо. Затем вы определяете, сколько итераций вы хотите сохранить (с помощью анализа затрат или количества использованных лент к общему количеству лент). Если у вас очень большая система, вам понадобится TMS, но мы говорим о потраченных долларах.
Если вы выполняете частичное резервное копирование, то вам может потребоваться соглашение об именах для каждого типа ленты резервного копирования (Audio AD, Video EG, Data HK) и отслеживание итераций по отдельности с помощью одного и того же процесса.
Возможно, вы также захотите поговорить со своим хранилищем за пределами площадки и посмотреть, какой метод они используют для отслеживания и есть ли у них веб-портал или что-то, для чего вы можете провести инвентаризацию.
В конечном итоге, это система управления запасами. В зависимости от вашего бюджета, вы можете посмотреть на некоторые системы TMS в ссылке на вики, или вы можете найти базовую систему управления запасами, но в конечном итоге Excel сможет сделать все, что вам нужно. Вам может понадобиться некоторый VBA для напоминания о том, когда заказывать обратно ленты, но все функции есть, а поддержка обучения тому, как это сделать, - здесь.